Manter um relacionamento com um indivíduo ou empresa pode ser um erro caro em termos de tempo e dinheiro. Obter informações sobre com quem sua empresa “trabalha” de várias maneiras é extremamente importante para proteger a reputação de sua empresa.
A necessidade de prevenir fraudes e riscos é uma realidade para as empresas brasileiras. Globalmente, 55% das empresas observaram um aumento nas fraudes, de acordo com a pesquisa Global Identity and Fraud Report da Experian. No Brasil, o número assusta um pouco: 75%.
Use este método para evitar problemas futuros. Aprenda como conduzir uma verificação de antecedentes neste artigo.
O que é uma verificação de antecedentes?
A checagem de antecedentes, conhecida em português como pesquisa de terceiros, é um método de avaliação usado para verificar se um grupo de pessoas, uma pessoa específica ou uma empresa se encaixa no perfil da sua empresa. Siga as normas estabelecidas por lei ou siga a ética e a cultura que norteiam o seu negócio.
Sua empresa pode realizar verificações de antecedentes como uma ferramenta de triagem para selecionar as pessoas e empresas mais adequadas para o seu negócio. Essa abordagem também ajuda a garantir que você proteja sua empresa de indivíduos que possam apresentar comportamento fraudulento ou imprudente.
Qual é a diferença entre uma verificação de antecedentes e uma triagem de antecedentes?
Uma verificação de antecedentes é uma varredura completa, enquanto uma triagem de antecedentes é o ato de investigar. Dito isto, vem antes das verificações de antecedentes, mas pode ser superficial. Porque fazer uma simples pesquisa sem um guia ou plataforma pode levar a erros, o que não é o que sua empresa deseja.
Como se vê, a triagem de antecedentes faz parte da gama de produtos antifraude, mas não monitora os antecedentes como os cheques. Assim, pela sua flexibilidade, pela necessidade de cumprimento das regras KYC (Know Your Customer), KYE (Know Your Employee), KYP (Know Your Partner) e Anti-Money Laundering (eventualmente dispositivos lógicos programáveis).
E, ao realizar a verificação de dados e análise de risco, bem como verificações de antecedentes, sua empresa estará mais protegida. Portanto, verificação de antecedentes e triagem de antecedentes não são sinônimos nem antônimos, são complementares.
Verificações de antecedentes e conformidade
Como parte da cultura de uma organização, os esforços de conformidade precisam atender aos padrões legislativos e regulamentares. Para isso, a função deve utilizar ferramentas que garantam melhor desempenho, atendendo às necessidades de transformação digital e integração de novas tecnologias.
A palavra compliance em inglês vem do verbo cumprir (com), que pode ser entendido como agir de acordo com regras, expectativas, ordens ou exigências. Em resumo, essa função deve garantir que a empresa esteja em conformidade e mantenha a integridade.
O cenário atual do Brasil precisa mais disso. Vários fatores podem impactar negativamente os resultados do negócio:
- Flutuações financeiras;
- Escândalos de corrupção e lavagem de dinheiro;
- Decisão política;
- Instabilidade internacional;
- Flutuações da moeda;
- Infraestrutura instável;
Burocracia fiscal.
Os esforços de compliance estão buscando ações adicionais para analisar as informações de forma mais eficaz e antecipar quaisquer sinais de risco em meio a preocupações sobre o envolvimento direto ou indireto das empresas em corrupção e lavagem de dinheiro.
É má publicidade para as empresas quando estão envolvidas em escândalos de corrupção, além do crime. Verificações de antecedentes de dados de clientes, funcionários, fornecedores e parceiros de negócios são, portanto, processos-chave no mundo da conformidade.
Por que fazer verificações de antecedentes em empresas?
Por que sua empresa realiza verificações de antecedentes em outras empresas? Ser proativo pode evitar muitos problemas no futuro.
Registos criminais: É importante verificar os registos criminais da empresa e daqueles que dirigem ou trabalham para a empresa. Descobrir com antecedência que seu proprietário está sendo processado por sonegação de impostos ou falta de pagamento de fornecedores pode evitar que você se preocupe com a mesma coisa acontecendo com sua empresa.
Prevenção à Lavagem de Dinheiro (PLD): Uma preocupação crescente é que avaliar os riscos envolvidos no processo de aceitação e monitoramento é uma tarefa complexa que exige cuidado, seriedade e cautela. No entanto, cumprir os requisitos legais e manter a integridade da Empresa é fundamental.
Licenças: A empresa possui as licenças e registros necessários para o desenvolvimento de suas atividades? É importante verificar se está tudo em dia e se as renovações não foram negadas por infrações.
Outros Nomes Comerciais: A empresa faz negócios com outro nome? Uma empresa com um histórico de vários nomes geralmente indica que tem algo a esconder.
Feedback do cliente: Isso é fundamental para o sucesso de fornecedores terceirizados. As avaliações dos clientes deixam pistas sobre como os contratos estão sendo cumpridos e se um fornecedor é confiável. Lembre-se de que algumas avaliações são tendenciosas ou inválidas.
Litígios ou outras questões legais: Empresas com litígios ou questões legais podem não ser apropriadas para fazer negócios. Confira as questões legais para ver se funciona e quem é o culpado.
Por que as verificações de antecedentes são realizadas em indivíduos?
Sua empresa pode realizar verificações de antecedentes de indivíduos por vários motivos: clientes em potencial ou até mesmo candidatos a emprego.
Aqui estão algumas razões para realizar uma verificação de antecedentes:
Conheça essa pessoa
Conhecer o perfil dos respondentes de alto potencial nas redes sociais faz parte de uma prática saudável de marketing.
Quem não se lembra do caso fatal da Latam, que demitiu um funcionário em 2018 por aparecer na internet para debochar de uma russa durante a Copa do Mundo de 2018?
Querendo ou não, as empresas estão sempre conectadas aos seus funcionários e vice-versa, e o que elas fazem vai refletir na vida umas das outras. E é possível ir ainda mais longe, pois a imensidão da internet oferece a possibilidade de saber quase tudo sobre uma pessoa.
Essa pessoa está atualizada? Você tem perguntas pendentes para os reguladores? Você tem uma visão positiva de seu relacionamento com sua empresa anterior? Todas essas perguntas podem ser respondidas.
Ter mais segurança
Uma das principais razões para a realização de verificações de antecedentes e referências é evitar danos ou várias responsabilidades legais para o empregador ou terceiros. Isso inclui destruir:
Outros funcionários sofrem bullying, discriminação, assédio sexual ou violência no local de trabalho;
clientes da organização, por exemplo, agressão sexual em estabelecimentos comerciais,
Condução imprudente em público.
O negócio do empregador é afetado por perdas financeiras ou problemas de imagem e reputação.
evitar fraude
Essa pessoa afirma ser como ele? Encontrar as pessoas certas é importante. Muitas pessoas tendem a mentir, e verificações de antecedentes podem ajudar a descobrir inconsistências.
No caso de contratação, evite contratar pessoas com baixa qualificação ou inexperiência. Para futuros clientes, evita que cometam crimes como falsidade ideológica.
6 Benefícios das Verificações de Antecedentes
As empresas que não realizam verificações de antecedentes enfrentam muitos riscos. Quando você começa a aplicar essa forma de pensar em sua instituição, alguns benefícios já são aparentes. Confira 6 para guiá-lo através desses benefícios.
1. Prevenir riscos corporativos
A verificação de antecedentes é utilizada para garantir o cumprimento e o cumprimento da legislação anticorrupção, prevenir fraudes e prevenir riscos que possam envolver os mais diversos aspectos da sua instituição.
2. Detecte problemas com antecedência
De forma a cumprir as normas internas e os requisitos legais e regulamentares, é necessária a disponibilização de informação para efeitos de tomada de decisão. Por exemplo, as instituições financeiras precisam conhecer o perfil de seus clientes, se são pessoas politicamente expostas (PEP) ou pessoas vinculadas, se estão envolvidos com lavagem de dinheiro e muitos outros aspectos.
3. Garanta a conformidade
A adoção do processo de verificação de antecedentes inclui a verificação de documentos como CPF e CNPJ. Essas informações serão verificadas após consulta a órgãos como CADICON, CADIRREG e TCU para verificar se sua empresa está lidando com pessoas físicas ou jurídicas cujo registro é considerado infração. Este trabalho é crítico para a conformidade e fornece informações completas.
4. Determinação de atividades ilegais de outras organizações
Verificações de antecedentes podem revelar informações sobre envolvimento em atividades ilegais conduzidas por outras empresas. Para isso, é preciso se aprofundar nos dados de possíveis parcerias comerciais realizadas pela agência.
Exemplo: Um varejista de roupas precisa conhecer muito bem seus fornecedores. Se houver trabalho escravo, além de sua empresa ser punida por lei, a imagem de sua marca perante o público também será muito prejudicada.
Com essas informações, sua empresa pode garantir dados mais completos e facilitar a tomada de decisões em situações de risco.
5. Reputação pública favorável
Conforme mencionado anteriormente, além das sanções legais que essas ações acarretam, mesmo a participação indireta em ações ilegais pode prejudicar a reputação da sua empresa.
Por meio de seus esforços de verificação de antecedentes, a empresa mostra que se preocupa em manter uma conduta ética e legal. Com isso, o público passou a olhar de forma diferente, entendendo que consumir, trabalhar ou exigir os serviços de uma marca é uma garantia séria.
6. Melhore a experiência do cliente
Os clientes não querem esperar horas ou mesmo dias para que sua empresa verifique manualmente se há novos leads, não é? Portanto, as verificações de antecedentes ajudam no processo de integração de novos clientes.
Os dados fornecidos são necessários para que a ferramenta técnica elabore um relatório completo sobre o perfil de consumo dos clientes, bem como seu status cadastral, histórico de transações e comportamento.
Assim, sua empresa pode se precaver contra riscos e facilitar e agilizar a aprovação de bons clientes sem passar pelas diversas etapas do cadastro burocrático.
Como fazer uma verificação de antecedentes
A primeira etapa para projetar e executar adequadamente uma estratégia de verificação de antecedentes é escolher qual método será usado para coletar e organizar os dados.
A principal delas é a devida diligência, sobre a qual você aprenderá mais a seguir.
O que é Due Diligence?
Due diligence é um termo em inglês que pode ser traduzido como pré-investigação. Refere-se ao processo de busca de todas as informações sobre uma empresa. Para executá-lo, é importante ter acesso a diversos outros dados como áreas de atuação, previsões de faturamento, associações, perspectivas futuras do negócio, ativos e passivos da empresa, etc.
Essas informações são importantes para avaliar diversas situações, como parcerias comerciais, assinatura de contratos com fornecedores e concessão de crédito.
Principais avaliações de due diligence
Finanças: fluxo de caixa, ganhos, passivos e ativos, ativos, fundos, dívidas, gestão de negócios, plano de negócios, etc.
Contabilidade e Fiscalidade: livros fiscais, folhas de pagamentos, cobrança e liquidação de impostos e outras contribuições e quaisquer processos da área, e demais comprovativos da situação financeira da empresa.
Legal: Contratos constitutivos, contratos com outros fornecedores e funcionários, propriedades, empréstimos e financiamentos legais, áreas de litígio e outros aspectos jurídicos.
Trabalhista: questões contratuais e legislativas para os trabalhadores, além de sua distribuição em funções, o que é contencioso trabalhista e possíveis riscos futuros a esse respeito.
4 métodos para verificações de antecedentes
Conforme mencionado anteriormente, as políticas de verificação de terceiros envolvem todos que têm algum relacionamento com sua empresa. Ou seja, podem ser: clientes, colaboradores, parceiros e fornecedores.
Em sua estratégia de due diligence, você pode distinguir entre pessoas físicas e jurídicas com base no relacionamento de sua empresa com elas:
Know Your Customer (KYC): Em português, Know Your Customer significa encontrar dados sobre seus clientes ou potenciais clientes.
Conheça seu funcionário (KYE): significa “Conheça seu funcionário” e é uma verificação das informações gerais do funcionário. Essa é uma forma de garantir que as pessoas contratadas não façam coisas que possam prejudicar a empresa de alguma forma.
Know Your Partner (KYP): ou “Know Your Partner” em português, é a determinação do valor corporativo e a análise de potenciais parceiros para garantir o cumprimento do negócio para ambas as partes.
Know Your Supplier (KYS): Em tradução livre, “Know Your Supplier” é uma pesquisa com todos os fornecedores para garantir que o produto ou serviço seja adquirido corretamente e que não haja infrações.
O papel da tecnologia nas verificações de antecedentes
Pesquisar e encontrar informações é repetitivo ao realizar uma verificação de antecedentes. Antes de passar para a etapa de análise, é necessário consultar as fontes individualmente e compilar todos os resultados.
Um dos principais desafios dessa operação é o tempo gasto na revisão de dados de diferentes fontes de informação, o que distrai a operação e desvia a atenção do que realmente importa: a análise e a tomada de decisão de uma perspectiva mais ampla.
Para acelerar esse processo, já existem plataformas de tecnologia que podem consultar e verificar dados rapidamente.
Por que usar uma plataforma de verificação de antecedentes?
As empresas que não verificam ou autenticam as informações repassadas por clientes, funcionários e fornecedores correm o risco de crimes cibernéticos, fraudes e roubos, impactando a cadeia de operações do negócio.
Dito isso, sua empresa ainda pode perder oportunidades por descumprimento da lei. Portanto, ter uma plataforma de verificação de antecedentes é muito importante. Ele traz diversos benefícios para as áreas onde sua empresa lida com informações de risco:
1. Armazenamento seguro: as verificações de antecedentes são baseadas em informações confidenciais e devem estar em conformidade com as melhores práticas regulatórias e de segurança da informação.
Portanto, você precisa de um parceiro que tenha processos de segurança cibernética e cumpra os regulamentos de segurança cibernética.
2. Novas formas de integração: Os processos de verificação de antecedentes oferecem novas opções para a integração de funcionários, produtos e serviços sem a necessidade de pressão burocrática ou procedimentos desnecessários do cliente.
Por exemplo, registrar e solicitar um cartão de crédito é uma ação que não requer necessariamente o envio de documentos em papel. O uso de uma plataforma ajuda a minimizar as chances de erro e facilita o onboarding dos clientes e das pessoas que compõem a equipe.
3. Segurança: A falha nos processos de segurança pode colocar sua empresa em risco. Uma plataforma de verificação de antecedentes mantém seus dados seguros e valida suas informações quando o cadastro é atualizado.
4. Monitoramento: Rastreie mudanças nos padrões de gastos de clientes e parceiros e transações financeiras por meio de verificações de antecedentes. Crie métricas para rastrear transações financeiras e registros criminais.
5. Automação: As ferramentas de inspeção de background permitem pesquisar grandes quantidades de dados e evitar gargalos na execução de processos com buscas simples. O resultado é uma experiência perfeita para o cliente que mantém todos os envolvidos seguros.
6. Eficiência operacional: a automação de processos permite que sua equipe se concentre na verificação manual das informações e execute atividades mais estratégicas em toda a empresa.
As ferramentas de verificação de antecedentes ajudam você a concluir o processo mais rapidamente sem contratar pessoal adicional ou intervenção manual.
7. Menores custos: As operações automatizadas reduzem os custos de back-office, deixando mais espaço para a empresa ter maior liberdade financeira para investir em pontos mais estratégicos.
Verificações de antecedentes e mecanismos de dados
A plataforma de consulta e verificação de dados desenvolvida pela Data Engine Technologies permite verificar os dados de qualquer pessoa, seja física ou jurídica. A ferramenta fornece acesso rápido a várias fontes distintas (também conhecidas como provedores), unificando o processamento das informações.
Com o Data Engine, as equipes de compliance, recursos humanos, finanças e compras podem acessar uma variedade de informações de fontes de dados. Veja quais práticas sua empresa pode otimizar:
- Conheça seu cliente ou conheça seu cliente;
- Conheça seus funcionários;
- Conheça seus parceiros;
- Conheça seus fornecedores;
- Due diligence;
- Prevenção à Lavagem de Dinheiro (AML) ou Prevenção à Lavagem de Dinheiro (PLD),
- Pessoa Exposta Politicamente (PEP).
O motor de dados pode ser acessado através do site (usando um login e senha) ou através de uma integração de API. Como funciona? isso é muito simples! Para pessoas físicas, use apenas CPF e nome. Para pessoas jurídicas, é necessário informar o nome da empresa e CNPJ.
Conheça alguns recursos que você pode procurar:
- Pontuação de crédito;
- Agências de crédito para análise de negativas, cheques sem fundos e protestos;
- Boavista/SCPC;
- A situação do CPF/CNPJ na Receita Federal;
- Litígio;
- Escravidão;
- PEP – figura política;
- Dados cadastrais básicos;
- Família;
- Telefone;
- O email;
- Relacionamentos (por exemplo, mãe, pai, irmãos e vizinhos da PF; executivos e diretores da PJ);
- Estrutura Societária (CNPJ).
Sua equipe pode automatizar o processo de busca de informações e gerar um relatório completo em cerca de 5 segundos. Como resultado, você pode economizar tempo gasto anteriormente acessando manualmente várias fontes de dados e gastar esse tempo em análises e tomadas de decisão.
Para indivíduos e empresas com baixas necessidades de consultoria, o acesso online via navegador (desktop ou mobile) é a melhor forma de utilizar o Data Engine. Pergunte ao nosso time de especialistas. Basta criar sua conta, adicionar pontos e realizar suas consultas e verificações.
Porém, se sua empresa espera realizar um grande volume de consultas, a integração com a API pode facilitar a automatização de processos dentro da plataforma de gestão que sua empresa já utiliza.
Como funciona a integração do mecanismo de dados via API
A API integrada com o motor de dados é projetada no modo REST. Chama diretamente o URL especificado nesta página. As interações são feitas no formato JSON e as respostas são dadas no mesmo formato.
A documentação está completa e você pode usá-la com confiança. Para usar a API Data Engine, entre em contato com nossa equipe comercial. Crie uma chave de autenticação de aplicativo (KEY), que também possui um identificador para cada cesta de origem de consulta.
Ao utilizar essas informações na API, você pode receber todas as informações que consultar diretamente no aplicativo utilizado pela sua empresa.
Agora que você sabe como conduzir uma checagem de antecedentes, quer aprender mais sobre a mecânica dos dados e aplicá-la ao seu negócio? Contate-Nos!